Email Writing Guide
There is an old saying that goes something like this, “You will always get more with sugar than with salt.” So, before you write your email, consider adding some SUGAR to it with the following guidelines.
Há um velho ditado que diz mais ou menos assim: “Você sempre obterá mais com açúcar do que com sal”. Então, antes de escrever seu email, considere adicionar um pouco de AÇÚCAR seguindo as seguintes orientações.
Simple (simples):
Is my language simple? Are my sentences short and concise?
Minha linguagem é simples? Minhas frases são curtas e concisas?
Understandable (compreensível):
Is my subject clear and understandable? Does my beginning contain my reason for writing? Do I have a beginning, middle and end? Does my end make the action points clear?
Meu assunto é claro e compreensível? Meu começo contém minha razão de escrever? Eu tenho início, meio e fim? Meu fim deixa os pontos de ação claros?
Goal-oriented (orientado):
Are my goals clear to the reader? Am I being ambiguous or am I going straight to the point?
Meus objetivos estão claros para o leitor? Estou sendo ambíguo ou estou indo direto ao ponto?
Appropriate (apropriado):
Is my language appropriate to my reader? Am I clear how formal and polite I should be? Have I checked the tone? Have I double-checked the tone?
Minha linguagem é adequada ao meu leitor? É claro o quão formal e educado devo ser? Verifiquei o tom? Verifiquei novamente o tom?
Relevant (relevante):
Do I know why I’m sending this email to this person? Will this person understand why they are receiving this email? Is the right amount of information included (content and context)? Are my attachments useful and relevant?
Eu sei por que estou enviando este email para essa pessoa? Essa pessoa entenderá por que está recebendo este email? A quantidade certa de informação está incluída (conteúdo e contexto)? Meus anexos são úteis e relevantes?
A WORD ON WRITING STYLES
Uma palavra a respeito de estilos de escrita
The tone, or formality, of your email will depend on who you are writing to, and the purpose of your communication. Generally, a more formal style is appropriate for a more serious context. If you are writing to contact someone for the first time, or to someone you do not know, a more formal tone is appropriate. When writing to a superior, choose a more formal style, especially if you value your job!!
O tom, ou a formalidade, do seu e-mail dependerá de quem receberá o seu email e do objetivo da sua comunicação. Geralmente, um estilo mais formal é apropriado para um contexto mais sério. Se você está escrevendo para entrar em contato com alguém pela primeira vez, ou para comunicar com alguém que você não conhece, um tom mais formal é apropriado. Ao escrever para um superior, escolha um estilo mais formal, principalmente se você valoriza o seu emprego!!
Informal emails can be used to communicate with people you know well, or with people you have had a considerable amount of correspondence. If you are a boss, feel free to use a more informal tone. You are the boss after all. If you are not sure which tone to use - formal or informal - choose a more formal style. Take a look at the examples below to get an idea of how the tone changes in each example.
E-mails informais podem ser usados para se comunicar com pessoas que você conhece bem ou com pessoas com quem você se comunica com uma certa regularidade. Se você é o chefe, fique à vontade para usar um tom mais informal. Afinal, você é o chefe. Se você não tem certeza qual tom usar - formal ou informal - escolha um estilo mais formal. Dê uma olhada nos exemplos abaixo para ter uma ideia de como o tom muda em cada exemplo.
An important tip: avoid contractions in more formal emails (use “Thank you” and not “Thanks”; “I am” instead of “I’m”; “cannot” and not “can’t”; “I would” instead of “I’d”; etc.)
Uma dica importante: evite contrações em emails mais formais (use “Thank you” e não “Thanks”, “I am” ao invés de “I'm”; “cannot” e não “can't”; “I would” ao invés de “I’d”; etc.)
FORMAL / INFORMAL
Formal / informal
Thank you for your email received on 12 Feb.
Obrigado pelo seu e-mail recebido em 12 de fevereiro.
Thanks for the email you sent on Feb 12.
Valeu pelo email você mandou no dia 12 de fevereiro.
With regards / reference to...
Com relação / referência a…
Re...
Ref...
I would be grateful if you could...
Agradeceria se pudesse…
Please could you...
Você poderia, por favor...
We regret to advise you that...
Lamentamos notificar que…
I’m sorry to tell you that...
Sinto te dizer isso...
Please accept our apologies for…
Por favor, aceite nossas desculpas por...
I’m sorry for...
Me desculpe por...
I was wondering if you could...
Estava pensando se você poderia...
Could you...?
Você poderia...?
Can you...?
Você pode...?
We note that you have not...
Notamos que você não...
You haven’t...
você não tem…
We would like to remind you that…
Gostaríamos de lembrar que...
Don’t forget that…
Não se esqueça que...
It is necessary for me to…
É preciso que eu...
I need to...
Preciso...
It is possible that I will...
É possível que eu...
I might…
Talvez eu...
Would you like me to...?
Você gostaria que eu...?
Do you want me to...?
Você quer que eu...?
However, … / In addition, ... / Therefore, ...
No entanto, … / Além disso, ... / Portanto, ...
But, ... / Also, ... / So, ...
Mas, ... / Também, ... / Então, ...
If you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Se necessitar de mais alguma informação, por favor não hesite em contactar-me.
If you need more details, let me know.
Se você precisa de mais detalhes, me avise.
I look forward to meeting you next week.
Estou ansioso para conhecê-lo na próxima semana.
See you next week.
Te vejo na semana que vem.
OPENING GREETINGS
Saudações iniciais
FORMAL
To whom it may concern,
A quem possa interessar,
If you do not know the name, number or gender of the person or people you are sending the email to.
Se você não souber o nome, número ou sexo da pessoa ou pessoas para as quais está enviando o email.
Dear Sir or Madam,
Prezado(a),
To one person if you do not know the name or gender of the person you are sending the email to.
Para uma pessoa, se você não souber o nome ou o sexo da pessoa para quem está enviando o e-mail.
Dear Mrs. Cashill,
Prezada senhora Cashill,
To a woman if you know she is MARRIED (pronounced “Mi-ssuz”).
Para uma mulher, se você sabe que ela é CASADA (pronuncia-se “Mi-ssuz”).
Dear Ms. Patel,
Prezada senhora Patel,
To a woman if you do not know if she is married or not (pronounced “mizz”).
Para uma mulher se você não sabe se ela é casada ou não (pronuncia-se “mizz”).
Dear Mr. Oliveira,
Prezado senhor Oliveira,
For a male - marital status is unimportant.
Para um homem - estado civil não é importante.
Dear Dr. House,
Prezada(o) dotor(a) House,
For male or female.
Para homem ou mulher.
Dear Professor Thurman,
Prezada(o) professor(a) Oliveira,
For male or female.
Para homem ou mulher.
To: All faculty members
Para: Todos os membros do corpo docente
To: New recruits
Para: Novos recrutas
To: All members
Para: Todos os membros
INFORMAL
Dear Alex,
Querido Alex,
Hello Fatima,
Olá Fátima,
Hi John,
Oi John,
Maria,
Maria,
Dear all,
Prezados,
For more than one person.
Para mais de uma pessoa.
Hello everyone,
Olá pessoal,
For more than one person.
Para mais de uma pessoa.
Hi everybody, (for more than one person)
Oi pessoal, (para mais de uma pessoa)
Hi all, (for more than one person)
Oi pessoal, (para mais de uma pessoa)
